Inställningar

Följande instruktioner förutsätter att du är ihopkopplad med Fortnox innan du börjar.

Synkronisera data mellan Fieldly och Fortnox

Om du klickar på Inställningar så har du möjlighet att ställa in vilken information som skall synkroniseras mellan Fieldly och Fortnox samt hur ID-nummer skall tilldelas.

Aktiverar respektive funktion genom att klicka på dess Aktiv [ ] - ruta:

1. Synkronisera kunder mellan Fieldly & Fortnox
Med denna funktion aktiverad synkroniseras dina kunder mellan Fieldly & Fortnox. När en kund skapas i Fieldly skapas även en kopia i Fortnox. När en kund uppdateras i Fieldly uppdateras kunden samtidigt i Fortnox.

  • Välj Fieldly ID för att kundnummer skall bestämmas och sättas av Fieldly
  • Välj Fortnox ID för att kundnummer skall bestämmas och sättas av Fortnox

2. Synkronisera Projekt och Arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox
Med denna funktion aktiverad synkroniseras dina projekt och arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox. När ett projekt eller arbetsorder skapas i Fieldly, skapas även en kopia i Fortnox. När ett projekt eller arbetsorder uppdateras i Fieldly uppdateras motsvarande projekt samtidigt i Fortnox. Projekt- & Arbetsordernummer sätts i Fieldly.

3. Importera leverantörsfakturor
Med denna funktion aktiverad importeras dina leverantörsfakturor som finns i Fortnox löpande till Fieldly.

  • Import sker automatiskt två gånger per dygn, en gång på dagen och en gång på natten.
  • Alla leverantörsfakturor som skapas i Fortnox skickas över till Fieldly, även de som saknar projektnummer
  • Så länge projektet existerar i Fieldly och är aktivt (ej status stängt) mappas leverantörsfakturan automatiskt mot rätt projekt. Om projektet inte existerar i Fieldly eller om leverantörsfakturan saknar projektnummer måste denna mappning göras manuellt. Om projektet är stängt behöver det först aktiveras för en mappning skall kunna ske.
  • Om en leverantörsfaktura uppdateras i Fortnox efter att den importerats till Fieldly sker inte motsvarande uppdatering i Fieldly, denna måste göras manuellt.

4. Exportera fakturor
Med denna funktion aktiverad kan du exportera alla dina fakturor som skapas i Fieldly till Fortnox. Dessutom används fakturanummer från Fortnox när du skapar fakturor i Fieldly. Om ni önskar exportera fakturor behöver ni dock konfigurera ett antal ytterligare inställningar enligt nedan. Punkt 1 och 2 är obligatoriska att ha aktiverade för att Exportera fakturor skall fungera.

5. Standard ROT-typ vid export av faktura
Här väljer du vilket typ av Rot som Rot-markerade fakturarader skall exporteras som vid export av fakturaunderlag till Fortnox.

Inställningar för Fakturaexport

För att export av fakturor till Fortnox skall fungera korrekt finns det ett antal inställningar som måste göras. Innan ni aktiverar Fieldlys Fortnox-koppling för fakturor, säkerställ att följande aktiveringar har skett:

Inställningar i Fieldly:

1. Aktivera ”Synkronisera Projekt och Arbetsorder mellan Fieldly & Fortnox” enligt ovan
Detta gör så att projekt och arbetsorder som skapas i Fieldly även synkroniseras till Fortnox vilket är en förutsättning för att fakturorna också skall kopplas rätt i Fortnox. Ev. projekt och arbetsorder som skapats i Fieldly innan ovan inställning aktiverats måste sparas om för att de skall synkroniseras till Fortnox. Med denna inställning aktiverad begränsas antal tillåtna tecken i ett arbetsobjekts titel till 50, då detta är maximalt antal som Fortnox tillåter.

2. Aktivera ”Synkronisera kunder mellan Fieldly & Fortnox” enligt ovan
Detta gör så att kunder som skapas i Fieldly även synkroniseras till Fortnox vilket är en förutsättning för att fakturorna också skall kopplas rätt i Fortnox. Ev. kunder som skapats i Fieldly innan ovan inställning aktiverats måste sparas om för att de skall synkroniseras till Fortnox

3. Synkronisera betalningsvillkor för fakturor
För att korrekt betalningsvillkor skall föras över från Fieldly till Fortnox vid export av faktura behöver systemens betalningsvillkor synkroniseras. Det görs genom att ni, under respektive betalningsvillkor i Fieldly (Inställningar -> Betalningsvillkor), fyller i dess motsvarande ERP-kod som ni hittar i Fortnox.

Bilden visar fältet där ni skall skriva in betalningsvillkorets motsvarande ERP-kodBilden visar fältet där ni skall skriva in betalningsvillkorets motsvarande ERP-kod

Bilden visar fältet där ni skall skriva in betalningsvillkorets motsvarande ERP-kod

4.Synkronisera rätt momskonto
För att korrekt momskonto skall föras över från Fieldly till Fortnox vid export av faktura behöver systemens betalningsvillkor synkroniseras. Det görs genom att ni, under respektive momstyp i Fieldly (Inställningar -> Momstyper), fyller i dess motsvarande konto-kod som ni hittar i Fortnoxs kontoplan.

Obs: För normal 25 procent ange: SEVAT under Integration Momskod & för omvänd skatteskyldighet SERESVAT (EUVAT & EURESVAT för jobb i andra EU-Länder)

Inställningar i Fortnox:

1. Aktivera stöd för projektredovisning under inställningar

  • Säkerställ att denna inställning är påslagen:

2. Tilldela behörighet för register - Projekt under API

  • Säkerställ att denna inställning är påslagen:

3. Synkronisera och aktivera kontonummer för Projekt

  • Alla kontonummer som finns i Fortnox måste vara synkroniserade med de kontonummer som ni använder i Fieldly. Dvs de skall ha samma namn, momssats och kontonummer. I Fortnox skall ni även säkerställa att aktuella kontonummer är ”tillåtet” för Projekt (Pr) enligt följande bild: